여러 곳에 꽃을 보내는 주문은 총수량보다 각 상품이 누구에게 가는지 정확히 연결하는 일이 중요합니다. 수령인 목록, 주소 목록, 카드 문구를 따로 보내면 순서가 바뀌었을 때 잘못 연결될 수 있습니다. 한 행에 한 배송 건을 적는 표부터 준비해보세요.
이름이 같아도 배송 건은 따로 구분합니다
주문번호가 정해지기 전에는 내부 식별번호를 붙일 수 있습니다. ‘01번, 본사 총무팀’처럼 구분하고 같은 번호에 상품, 주소, 희망 날짜, 문구를 연결하세요. 받는 사람 이름만으로 구분하면 동명이인이나 동일인의 여러 배송지를 헷갈릴 수 있습니다.
예를 들어 01번은 꽃바구니, 02번은 꽃다발이라면 수량을 합친 목록 외에도 각 행의 상품명이 있어야 합니다. 이 번호는 주문 준비용 예시이며 실제 판매처의 주문번호를 대신하지 않습니다.
필수 칸과 확인 상태를 나눠둡니다
- 식별번호와 수령인·연락 가능한 담당자
- 상품명 또는 상품을 확인할 링크
- 주소와 상세 인계 장소
- 희망 날짜와 수령 가능 시간
- 받는 분에게 전달할 문구, 보내는 분 표시
- 판매처 확인 상태와 최종 주문번호
아직 정하지 못한 내용을 빈칸으로 두는 대신 ‘확인 중’이라고 표시하면 누락과 미확정을 구분할 수 있습니다. 같은 문구를 쓰는 경우에도 적용할 행을 명확히 적으세요.
수정은 최종본 하나로 모읍니다
단체 대화방에서 여러 사람이 주소와 문구를 따로 수정하면 어느 내용이 최신인지 알기 어렵습니다. 담당자 한 명이 변경을 모으고, 수정한 행과 항목을 표시해 전달하세요. 판매처에 파일을 보낸 뒤에는 수신 확인뿐 아니라 변경 내용의 반영 여부까지 확인합니다.
상품 준비가 시작된 뒤 수정 가능 여부와 비용은 진행 상태에 따라 달라질 수 있습니다. 변경이 필요한 건은 주문 변경 안내처럼 기존 주문을 먼저 확인하고 처리하세요.
전체 명단을 모두에게 공유할 필요는 없습니다
수령인 전체 연락처가 들어 있는 파일은 실제 주문 담당자와 필요한 판매처에만 전달하세요. 결재나 진행 보고에는 개인정보 대신 번호와 처리 상태를 쓸 수 있습니다. 발송 뒤에도 회사의 보관 기준에 따라 필요한 기록만 남기는 편이 좋습니다.
여러 건의 배송 가능 여부는 각 주소와 상품 조건을 기준으로 확인해야 합니다. 한 곳이 가능하다고 나머지 장소까지 같은 조건으로 확정되었다고 생각하지 마세요.